Hoe werkt een tankkaart? Volledige uitleg voor bedrijven in België

1. Wat is een tankkaart precies?

Een tankkaart is een betaalkaart specifiek voor brandstof, uitgegeven door een oliemaatschappij of een gespecialiseerd bedrijf. In tegenstelling tot een gewone bankkaart is ze uitsluitend bedoeld voor het betalen van brandstof en aanverwante diensten aan het tankstation.

Het principe is eenvoudig: uw medewerkers tanken aan het tankstation en betalen met de tankkaart in plaats van cash of een bankkaart. Zij hoeven geen eigen geld voor te schieten en u vermijdt het moeizame proces van onkostennota's en terugbetalingen.

Alle transacties worden automatisch geregistreerd en gebundeld op één factuur, die u maandelijks of tweemaandelijks ontvangt. Die factuur bevat het btw-detail per transactie, wat de boekhouding en btw-recuperatie aanzienlijk vereenvoudigt.

Elke kaart is gekoppeld aan een voertuig of een bestuurder. Zo weet u exact wie wanneer en waar heeft getankt. U kunt per kaart limieten instellen: het type brandstof (diesel, benzine, AdBlue), een maximumbedrag per dag of per maand, en zelfs een geografische beperking.

Wilt u weten welke kaart het beste past bij uw situatie? Raadpleeg dan ook onze gids om de juiste tankkaart te kiezen.

2. Hoe tanken met een tankkaart? Stap voor stap

Het gebruik van een tankkaart is bijzonder eenvoudig. Hier volgt het volledige proces, van ontvangst tot betaling.

Stap 1: U ontvangt de tankkaart per post

Na goedkeuring van uw aanvraag ontvangt u de tankkaart per post. De activering duurt doorgaans 3 tot 5 werkdagen. De pincode wordt apart verstuurd voor de veiligheid.

Stap 2: Uw medewerker gaat naar een geaccepteerd tankstation

Elke tankkaart is geldig bij een bepaald netwerk van tankstations. Uw medewerker controleert of het station de kaart accepteert, vaak herkenbaar aan het logo op de zuil of de ingang.

Stap 3: De kaart wordt ingelezen en de pincode ingevoerd

Uw medewerker plaatst de kaart in de betaalterminal aan de pomp of de kassa en voert de persoonlijke pincode in. Sommige systemen vragen ook het kilometertelling van het voertuig.

Stap 4: De tank wordt gevuld en de transactie geregistreerd

Na validatie wordt de pomp vrijgegeven en kan er getankt worden. De transactie wordt automatisch geregistreerd: datum, uur, station, aantal liters, bedrag en brandstoftype.

Stap 5: U ontvangt één factuur met btw-detail

Op het einde van de facturatieperiode ontvangt u één verzamelfactuur met een gedetailleerd overzicht per kaart en per voertuig. Die factuur bevat alle btw-informatie die nodig is voor uw boekhouding.

Stap 6: Automatische afschrijving via SEPA-domiciliëring

Het totale factuurbedrag wordt automatisch afgeschreven via SEPA-domiciliëring. U hoeft geen overschrijvingen te doen: het bedrag wordt op de vervaldag van uw rekening gedebiteerd.

3. Welke voordelen biedt een tankkaart?

Een tankkaart biedt bedrijven tal van voordelen die verder gaan dan enkel het tanken zelf. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste troeven.

Korting op elke liter brandstof. Afhankelijk van de aanbieder bespaart u 3 tot 14\u00A0ct/L op de pompprijs. Bij Lukoil bedraagt de korting 12 tot 14\u00A0ct/L, bij Q8 Liberty tot 10\u00A0ct/L.

Eén factuur voor alle voertuigen. Gedaan met het verzamelen van bonnetjes. Alle transacties van uw wagenpark staan gebundeld op één overzichtelijke factuur.

Btw-conforme facturatie. De factuur bevat het btw-detail per transactie, wat de btw-recuperatie aanzienlijk vereenvoudigt. U hoeft geen individuele kassabonnen meer te bewaren.

Controle per kaart. U stelt zelf limieten in per kaart: brandstoftype, maximumbedrag per dag of per maand, toegestane locaties en toegestane uren.

Online platform en app. De meeste aanbieders bieden een digitaal portaal en een mobiele app waarmee u in realtime het verbruik, de transacties en de kosten per voertuig opvolgt.

Minder administratie voor de boekhouding. Door de gecentraliseerde facturatie en de automatische registratie van transacties bespaart u uren werk per maand. Meer informatie vindt u in onze volledige gids over de voordelen van een tankkaart.

4. Welke soorten tankkaarten bestaan er?

De Belgische markt biedt verschillende types tankkaarten, elk met hun eigen sterke punten. Hier volgt een overzicht zodat u de juiste formule kunt kiezen.

Monomerk tankkaart

Een monomerk tankkaart is enkel geldig bij tankstations van één merk, zoals TotalEnergies, Shell of Q8. Het voordeel? Vaak een hogere korting per liter dankzij de exclusiviteit. Ideaal als uw voertuigen vaste trajecten rijden langs stations van hetzelfde merk.

Multimerken tankkaart

Een multimerken tankkaart is geldig bij meerdere merken, zoals Maes, NFC of DKV. U geniet van meer flexibiliteit: uw bestuurders kiezen het dichtstbijzijnde of goedkoopste station, ongeacht het merk. Ontdek de opties in onze vergelijking van multimerken tankkaarten.

Prepaid tankkaart

Bij een prepaid tankkaart laadt u een bedrag op en tankt tot het saldo op is. Geen kredietcheck nodig, geen factuur achteraf. Dit type is geschikt voor wie zijn budget strikt wil beheersen of geen kredietlijn wenst. Meer informatie in onze vergelijking van prepaid tankkaarten.

Hybride tankkaart

Een hybride tankkaart combineert brandstof en elektrisch laden op één kaart. Ideaal als uw wagenpark zowel voertuigen met verbrandingsmotor als elektrische of plug-in hybride wagens omvat. Bekijk de mogelijkheden in onze vergelijking van hybride tankkaarten.

Europese tankkaart

Een Europese tankkaart is geldig in meerdere landen en geeft toegang tot duizenden stations over de grenzen heen. Ideaal voor internationaal transport, koeriers of bedrijven met chauffeurs die regelmatig in het buitenland rijden. Ontdek de opties in onze vergelijking van Europese tankkaarten.

5. Hoeveel kost een tankkaart?

De kost van een tankkaart verschilt aanzienlijk van aanbieder tot aanbieder. Het goede nieuws: veel kaarten zijn volledig gratis en de kosten worden bijna altijd gecompenseerd door de korting per liter.

Gratis tankkaarten. Verschillende aanbieders bieden hun kaart aan zonder maandelijkse kosten noch uitgiftekosten. Dat is het geval bij Lukoil (0\u00A0€, korting van 12 tot 14\u00A0ct/L), Q8 Liberty (0\u00A0€, korting van 10\u00A0ct/L), Maes en Gabriëls-Power. Raadpleeg onze vergelijking van gratis tankkaarten voor alle details.

Kaarten met beperkte kosten. Andere aanbieders rekenen 1 tot 5\u00A0€/maand per kaart aan. DATS 24 kost 1,99\u00A0€/maand, Shell en Esso variëren van 2 tot 5\u00A0€/maand afhankelijk van het contract. WEX biedt kaarten aan vanaf 2\u00A0€/maand.

DKV als bijzonder geval. DKV hanteert een jaarlijkse kost van slechts 10\u00A0€/jaar per kaart, wat neerkomt op amper 0,83\u00A0€/maand. Een minimale investering voor toegang tot meer dan 70 000 stations in Europa.

De werkelijke kost wordt bijna altijd gecompenseerd door de korting per liter. Zelfs een kaart van 5\u00A0€/maand is rendabel als u minstens 50 liter per maand tankt met een korting van 10\u00A0ct/L.

6. Hoe vraagt u een tankkaart aan?

Een tankkaart aanvragen is eenvoudig en snel. Via tankkaart-vergelijken.be doorloopt u het proces in zes stappen.

Stap 1: Vergelijk de aanbieders

Begin met het vergelijken van de beschikbare tankkaarten op tankkaart-vergelijken.be. Gebruik onze vergelijkingstabel om de netwerken, kortingen, kosten en diensten naast elkaar te zetten.

Stap 2: Vul het formulier in

Het invullen van het formulier duurt slechts 30 seconden. Vermeld het aantal voertuigen, het geschatte maandelijkse verbruik en uw contactgegevens.

Stap 3: Een adviseur belt u gratis terug

Een gespecialiseerde adviseur neemt contact met u op om uw behoeften te analyseren: type voertuigen, trajecten, voorkeur voor brandstofmerk, gewenste diensten en budget.

Stap 4: Doorverwijzing naar de best passende aanbieder(s)

Met uw akkoord wordt u doorverwezen naar de aanbieder(s) die het best bij uw profiel passen. U bent tot niets verplicht.

Stap 5: U ontvangt een gratis en vrijblijvende offerte

De aanbieder bezorgt u een offerte op maat, met vermelding van de kortingen, kosten en voorwaarden. U beslist in alle rust of het aanbod bij u past.

Stap 6: Ontvangst van uw tankkaart

Na goedkeuring ontvangt u de tankkaart per post binnen 3 tot 5 werkdagen. U kunt meteen beginnen met tanken en besparen. Vraag nu uw gratis offerte aan.

Veelgestelde vragen